Białe certyfikaty: jakie dokumenty przygotować przed modernizacją zakładu?

Białe certyfikaty — jakie dokumenty warto zebrać przed modernizacją? W tym poradniku omawiamy sześć grup materiałów potrzebnych do przygotowania analizy. Planujesz wymianę sprężarek, modernizację instalacji grzewczej, odzysk ciepła lub poprawę izolacji przemysłowej? Zanim zamówisz urządzenia i podpiszesz umowę z wykonawcą, sprawdź możliwość uzyskania białych certyfikatów. Przygotowanie dokumentacji odpowiednio wcześnie pozwala ocenić potencjał inwestycji i zaplanować jej realizację we właściwej kolejności.

Na początek nie potrzebujesz kompletnego projektu. Warto jednak zebrać opis modernizacji, dane o obecnej instalacji, informacje o zużyciu energii oraz planowany termin zamówienia urządzeń. Na tej podstawie można ustalić, czego jeszcze potrzeba do wykonania audytu efektywności energetycznej.

Najpierw wniosek z audytem, potem zobowiązania inwestycyjne

Wniosek o wydanie świadectwa efektywności energetycznej wraz z audytem należy złożyć do Prezesa URE przed rozpoczęciem prac. Rozpoczęciem może być już pierwsze prawnie wiążące zobowiązanie do zamówienia urządzeń lub inne zobowiązanie czyniące przedsięwzięcie nieodwracalnym — nie tylko wejście wykonawcy na teren zakładu. Liczy się zdarzenie wcześniejsze. Dlatego przed podpisaniem umowy wykonawczej trzeba ocenić jej skutki dla możliwości uzyskania świadectwa. Podstawa: art. 2 pkt 14 oraz art. 20 i 24 ustawy o efektywności energetycznej.

W harmonogramie zakupów warto zatem wyznaczyć wyraźny punkt kontrolny: potwierdzenie złożenia wniosku przed zaciągnięciem zobowiązania do realizacji modernizacji. Dział techniczny, zakupy i osoby podpisujące umowy powinny znać tę kolejność. Samo zlecenie opracowania audytu nie oznacza jeszcze złożenia wniosku.

Krótki opis planowanej modernizacji

Pierwszy dokument może mieć formę wiadomości e-mail. Powinien wyjaśniać, co działa obecnie, co ma się zmienić i dlaczego firma planuje inwestycję.

W opisie uwzględnij:

• nazwę i lokalizację zakładu;
• instalację, urządzenia lub proces objęty modernizacją;
• zakres wymiany, przebudowy albo zastosowania nowego rozwiązania;
• przewidywany sposób pracy po modernizacji;
• orientacyjny termin zamówienia, montażu i uruchomienia;
• informację, czy podpisano już umowę, zaakceptowano zamówienie lub wpłacono zaliczkę.

Przykład: „Planujemy wymianę dwóch sprężarek zasilających linię produkcyjną. Zakład pracuje na dwie zmiany. Rozważamy regulację wydajności i odzysk ciepła do przygotowania ciepłej wody. Mamy oferty dostawców, ale nie złożyliśmy zamówienia”. Taki opis pozwala rozpocząć rozmowę o zakresie analizy.

Dane o obecnych urządzeniach i instalacjach

Audytor potrzebuje informacji pozwalających odtworzyć stan przed modernizacją. Zgromadź dostępne dokumentacje techniczno-ruchowe, karty katalogowe, schematy instalacji, zestawienia urządzeń oraz wyniki wcześniejszych pomiarów.

Pomocne są również zdjęcia instalacji i tabliczek znamionowych. Jeżeli dokumentacja jest niepełna, zaznacz braki — łatwiej wtedy ustalić zakres inwentaryzacji lub pomiarów podczas wizji lokalnej.

Nie odkładaj dokumentowania stanu istniejącego do czasu demontażu. Po usunięciu starej instalacji część parametrów może być trudna do wiarygodnego odtworzenia.

Zużycie energii i rzeczywiste warunki pracy

Przygotuj faktury oraz zestawienia zużycia energii elektrycznej, gazu, ciepła i innych paliw związanych z analizowaną instalacją. Dobrym punktem wyjścia jest pełny, reprezentatywny rok. Przy sezonowości lub istotnych zmianach produkcji przydatne mogą być dane z dłuższego okresu. To praktyczna rekomendacja dotycząca przygotowania analizy, a nie jednolity ustawowy wymóg liczby miesięcy.

Same koszty energii nie wystarczą. Potrzebne są również ilości zużytych nośników i informacje o warunkach działania zakładu:

• godziny pracy i liczba zmian;
• wielkość produkcji w poszczególnych okresach;
• przestoje oraz zmiany asortymentu;
• odczyty podliczników i dane z automatyki;
• obciążenie urządzeń, temperatury, ciśnienia lub przepływy — odpowiednio do procesu.

Faktura za cały zakład nie pokazuje automatycznie zużycia pojedynczej sprężarki czy linii technologicznej. Jeśli nie ma osobnego opomiarowania, sposób wyznaczenia zużycia trzeba ustalić z audytorem. Pozwala to również odróżnić efekt modernizacji od zmian wynikających na przykład ze spadku produkcji.

Parametry planowanego rozwiązania

Do analizy warto przekazać oferty techniczne dostawców, karty nowych urządzeń, schematy proponowanych zmian i dostępne obliczenia projektowe. Oferta zawierająca wyłącznie cenę i nazwę modelu może nie wystarczyć.

Poniższa tabela przedstawia przykładowy zakres danych do uzgodnienia z audytorem. Nie jest katalogiem obowiązkowych załączników do URE.

W przypadku odzysku ciepła szczególnie przydatne jest zestawienie dostępności źródła z potrzebami odbiornika. Ciepło dostępne w godzinach, w których zakład nie może go wykorzystać, wymaga innego podejścia niż stały odzysk dopasowany do procesu.

Harmonogram, oferty i dokumenty zakupowe

Przekaż planowane terminy wyboru wykonawcy, zamówienia urządzeń, rozpoczęcia montażu i zakończenia inwestycji. Do oceny etapu przygotowania przydatne są także projekty umów, zaakceptowane oferty, zamówienia i dokumenty dotyczące zaliczek, jeżeli takie czynności już miały miejsce.

Nie zakładaj, że dokument nazwany „rezerwacją” lub „ofertą” zawsze jest niewiążący. Jego znaczenie wymaga oceny treści i okoliczności przyjęcia. Warto zgłosić również zakupy prowadzone przez centralę firmy lub inną jednostkę organizacyjną.

Informacje o finansowaniu

Jeżeli inwestycja ma korzystać z dotacji, pożyczki preferencyjnej lub innego wsparcia, przygotuj nazwę programu, regulamin naboru, wniosek o dofinansowanie i umowę, jeśli została już zawarta. Dzięki temu można zaplanować sprawdzenie spójności zakresu, harmonogramu i zasad finansowania.

Temat szerzej omawiamy w artykule „Białe certyfikaty a dofinansowanie unijne”.

Białe certyfikaty: co trafia do wniosku do URE?

Materiały techniczne z zakładu służą przygotowaniu audytu i uzasadnieniu obliczeń. Nie każdy z nich stanowi odrębny załącznik do wniosku.

Ustawa wymaga dołączenia audytu efektywności energetycznej oraz oświadczenia osoby uprawnionej do reprezentowania wnioskodawcy. We wniosku określa się m.in. lokalizację i zakres przedsięwzięcia, planowaną oszczędność energii finalnej oraz terminy realizacji. Podstawa: art. 20 ustawy o efektywności energetycznej.

URE udostępnia formularz dla przedsięwzięć planowanych, wzór oświadczenia, harmonogram oraz przykładowe upoważnienie. Dokumenty dotyczące reprezentacji i upoważnienia dobiera się do sposobu prowadzenia sprawy. Należy korzystać z właściwych formularzy dostępnych w BIP URE.

Jak przygotować materiały, żeby usprawnić współpracę?

Wyznacz osobę kontaktową po stronie zakładu i zbierz pliki w jednym miejscu. Przy zestawieniach wpisuj jednostki, okres pomiaru i źródło danych. Oddziel pomiary od szacunków, a stan obecny od parametrów proponowanych przez dostawcę.

Na pierwszą konsultację wystarczy przygotować:

• [ ] krótki opis inwestycji i jej lokalizację;
• [ ] informację o aktualnym etapie zakupów i podpisanych dokumentach;
• [ ] planowane daty zamówienia i realizacji;
• [ ] dostępne dane obecnych urządzeń oraz oferty nowych rozwiązań;
• [ ] zestawienia zużycia energii i informacje o czasie pracy;
• [ ] informację o planowanym dofinansowaniu;
• [ ] kontakt do osoby znającej modernizowaną instalację.

Brak części danych nie musi zatrzymywać pierwszej rozmowy. Warto od razu wskazać, czego firma nie posiada, aby uzgodnić sposób uzupełnienia informacji i potrzebny czas.